Datenschutz aktuell: Scoring

Scoring

In Zeiten schwindender Zahlungsmoral ist das Scoring ein weit verbreitetes Mittel, um das Risiko besser einschätzen zu können.

Mithilfe des Scoring-Verfahrens werden Daten analysiert, die oft über Auskunfteien eingekauft werden, um ein zukünftiges Verhalten einer Person vorherzusagen.  Es wird also eine Prognose abgegeben.  Je nachdem, welche Daten in das Scoring zugrunde gelegt werden, können Prognosen zu sehr unterschiedlichen Verhalten gemacht werden, z.B. zu Arbeitsleistungen, Rückfall in die Kriminalität, des Gesundheitszustandes oder der Bonität.

Beispiel Inkasso-Scoring:

Hier soll anhand von Scoring–Werten ermittelt werden, ob sich ein gerichtliches Mahnverfahren  angesichts der Gerichtskosten lohnt.

Seit April 2010 ist gesetzlich geregelt, dass Scoring-Verfahren nur zulässig sind, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Es dürfen nur solche Merkmale im Rahmen des Scorings verwendet werden, die für die Berechnung der Wahrscheinlichkeit eines bestimmten Verhaltens erforderlich sind. Das Gesetz verlangt an dieser Stelle, dass dieses an einem mathematisch-statistischen Verfahren nachgewiesen werden kann. Es besteht eine Dokumentationspflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde.
  • Die Verwendung von Merkmalen darf nicht gegen Nutzungs- und Diskriminierungsverbote verstoßen.
  • * Es darf nicht allein die Wohnanschrift zur Berechnung eines Scoringwertes herangezogen werden.
  • Anschriftsdaten dürfen neben anderen Daten zur Scoreberechnung genutzt werden. In diesen Fällen muss allerdings vorab über die Verwendung von Anschiftsdaten unterrichtet werden. Diese Unterrichtung ist zu dokumentieren.

Generell gilt:

Der Betroffene muss informiert werden über:

  • Die Durchführung eines Scorings und dessen Zweck
  • Die Identität der verantwortlichen Stelle
  • Die Nutzung eines Auskunftei-Scorings.

Sie nutzen bereits Scoring oder planen die Einführung. Sie sehen, dass der Gesetzgeber hier die Hürden deutlich angehoben hat. Wir beraten Sie gerne im richtigen Umgang mit dem Scoring.

 

Dirk Remke
DSB-TÜV Süd
DAS-TÜV Süd
DSB@meine-Anwaltsakte.de

Jahreswechsel 2013 /2014

In diesem Artikel beschreiben wir Ihnen die notwendigen Arbeitsschritte für den Jahreswechsel. Der NoRA Support steht Ihnen gerne zur Unterstützung zur Verfügung.

 Finanzbuchhaltung

 Sachkonteneröffnung

Alle Sachkonten werden für das Jahr 2014 automatisch angelegt, sobald im neuen Jahr die Software NoRA bzw. NoRA Advanced gestartet wird. Nicht mehr benötigte Konten  (z.B. altes Bankkonto) können im Vorfeld gesperrt werden und werden dann beim Jahreswechsel nicht mehr angelegt. Hierdurch reduziert sich Ihr Kontenrahmen und bietet mehr Übersicht.

Sperren von Sachkonten

Öffnen Sie die NoRA Finanzbuchhaltung und klicken Sie im oberen Teil auf Systemdienste. Wählen Sie den Menüpunkt „Sperren und Freischalten von Sachkonten“ aus und danach die Funktion „Sperren von Sachkonten“. Geben Sie das zu sperrende Sachkonto ein und den Grund hierfür. Das Sachkonto ist nun gesperrt und steht im Jahr 2014 nicht mehr zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass der Saldo des Kontos auf Null ist. Dieser Schritt ist zwingend im lfd. Jahr 2013 durchzuführen.

Saldenvorträge für 2014 buchen

Sind alle Buchungen für das Jahr 2013 gebucht und der Jahreswechsel erstellt, öffnen Sie die Finanzbuchhaltung mit dem Buchungsdatum 31.12.2013. Klicken Sie nun auf „Systemdienste“ und wählen Sie den letzten Punkt „Jahreswechsel ins nächste Jahr“ aus. Im nachfolgenden Fenster wählen Sie nun den Punkt „Saldenvorträge für Jahrgang 14 buchen“ aus.

 Massen –und Verwahrungskartei

Abschluss des Massen- und Verwahrungsbuchs

Sobald alle Buchungen und Massen für 2013 vollständig eingetragen sind, starten Sie das Modul mit dem buchungstechnischem Datum 01.01.2014. Bestätigen Sie im Anschluss die Meldung zum Jahreswechsel, alle Buchungen werden nun vorgetragen. Bitte beachten Sie, dass ab diesem Zeitpunkt keine Buchung für 2013 und kein nachträglicher Ausdruck mehr möglich ist.

 Änderung der Postgebühren

Zum 01.01.2014 erhöht die Deutsche Post die Gebühren für den Standardbrief auf 0,60 €. Alle Kunden, die das Modul Nebenkosten nutzen, müssen den geänderten Gebührensatz eintragen.

Änderung der Gebühren in NoRA NT

Öffnen Sie das Modul Nebenkosten und wählen Sie im Anschluss den Menüpunkt Einstellungen => Porto aus. Markieren Sie nun die zu ändernde Versandart und klicken Sie auf den Button „Ändern“. Tragen Sie den neuen Gebührensatz ein und bestätigen Sie die Änderung mit „Ändern“.
Postgebühr1

Änderung der Gebühren in NoRA Advanced

Öffnen Sie das Modul Nebenkosten und wählen Sie über das NoRA Logo den Menüpunkt „Vorbelegungen“. Markieren Sie die gewünschte Versendungsart und ändern Sie den Betrag durch Klick auf Ändern.
Postgebühr2

 

Änderung der Aktennummern

Sofern die erste Aktennummer im neuen Jahr nicht bei 01-14 anfangen soll, ist dies durch eine Einstellung innerhalb der NoRA zu ändern.

Einstellen der Aktennummern (NoRA NT)

Öffnen Sie ab dem 01.01.2014 an einem beliebigen PC die NoRA Systemeinstellungen. Nach erfolgreicher Eingabe von Benutzername und Passwort wechseln Sie zum Menüpunkt Kennung => Nummernbereiche. Geben Sie im ersten Feld die gewünschte Start-Aktennummer ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Aktennummer1

Einstellen der Aktennummern (NoRA Advanced)

Um Aktennummernbereiche zu definieren, öffnen Sie ab dem 01.01.2014 in den Einstellungen die Vorbelegungen für Akten und klicken Sie auf die Registerkarte „Aktennummernbereiche“.
Um Bereiche zu definieren, klicken Sie auf „Hinzufügen“. Im Feld „Von“ tragen Sie Ihre Start Aktennummer ein, das Feld „Bis“ bleibt leer. Als Startdatum tragen Sie den 01.01.2014 ein. Speichern Sie zum Schluss Ihre Einstellungen mit OK.
Aktennummer2

Änderung Notarkostenrechnung zum 01.01.2014

Zum 01.01.2014 müssen die GNotKG Rechnungsvorlagen geändert werden. Eine Automatik durch ein Update ist nicht möglich, da in der Rechtsbehelfsbelehrung das jeweilige Landgericht genannt wird.

Rechtsbehelfsbelehrung
Ab 01.01.2014 müssen nach § 7a GNotKG (§ 1b KostO für „Altfälle“) eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten:

§ 7a GNotKG:
Jede Kostenrechnung, jede anfechtbare Entscheidung und jede Kostenberechnung eines Notars hat eine Belehrung über den statthaften Rechtsbehelf sowie über die Stelle, bei der dieser Rechtsbehelf einzulegen ist, über deren Sitz und über die einzuhaltende Form und Frist zu enthalten.

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Formulierungsvorschlag:

„Rechtsbehelfsbelehrung: Gegen diese Kostenberechnung kann die Entscheidung des Landgerichts […] schriftlich oder zur dortigen Niederschrift beantragt werden.“

(Diehn, Berechnungen zum neuen Notarkostenrecht, Rn. 78, in der 2. Auflage ausführlicher Rn. 77a – 77e und 78a bis 78b)
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Angesichts der praktisch fehlgehenden Rechtsfolge (Wiedereinsetzung in den vorigen Stand nach Verfristung) hatte der Bundesrat (mit 16:0 Stimmen) empfohlen, die Verpflichtung für Notare zu streichen. Dem ist der Deutsche Bundestag nicht gefolgt.

Die Rechtsbehelfsbelehrung ist aber insofern folgerichtig, als Notare nicht anders behandelt werden als Gerichte, weil sie wie diese staatliche Aufgaben der Rechtspflege ausführen. Die Gesetzmäßigkeit der Gebührenerhebung durch NotarInn (§ 125 GNotKG, § 17 Abs. 1 BNotO) ist deshalb besonders wichtig. Nur richtige Kostenberechnungen können Grundlage der notariellen Gebührenerhebung und Kostenvollstreckung sein.

Bei Fragen zur Änderung der Rechnungsvorlagen wenden Sie sich bitte an den NoRA Support.

Tipp: Abfrage vor dem Schließen

Wer hatte diese Situation noch nicht? Einmal zu viel oder zu schnell geklickt und schon ist die NoRA geschlossen. Um dieses zu verhindern gibt es jetzt die Einstellungsmöglichkeit, dass das Schließen der NoRA bestätigt werden muss. Diesen Punkt finden Sie unter NoRA – Benutzereinstellungen – „Bestätigen vor dem Schließen“.

 

Pflege IBAN und BIC

Das Ändern der BLZ und Kontonummer auf IBAN und BIC beansprucht dank des Tools „IBAN und BIC Nummer aktualisieren“ nur wenig Arbeit. Sie wählen eine Aktionsliste und die Nummern werden automatisch ergänzt, sofern in der Adresse BLZ und Kontonummer eingetragen sind.

Natürlich können Sie auch in einer Adresse über die Button „IBAN“ und „BIC“ die Daten ergänzen.

XNotar – Änderungen in der Betreuung

Im Oktober wurde allen Notaren von der Notarnet GmbH mitgeteilt, dass die Kosten für die Software-Pflege für XNotar ab Januar 2014 von 180,00 € netto auf 250,00 € netto angehoben werden – immerhin eine Erhöhung um fast 39 %. Eine Bewertung dieses Vorgangs wollen wir uns an dieser Stelle ersparen.

Auch die Software-Hersteller, die in der Vergangenheit für ihre Kunden die Abwicklung übernommen haben, wurden darüber informiert, dass zukünftig keine Vermittlungsprovision mehr ausgelobt wird. Diese Provision beträgt bisher einmalig 40,00 € netto je Notar bei der Bestellung von XNotar bei der Notarnet GmbH. Eine weitere Vergütung (z.B. für den Support, für Betreuung etc.) hat es zu keinem Zeitpunkt gegeben.

Diese von der Notarnet GmbH angestoßene Entwicklung empfinden wir als sehr bedauerlich, denn schließlich wurden von uns der gesamte Bestellvorgang, die Installation und die Schulung durchgeführt. Selbst der Support im laufenden Betrieb wurde nahezu vollständig von uns erledigt – kostenfrei bei abgeschlossenem Software-Pflegevertrag. Lediglich in Ausnahmesituationen (wie z. B. bei Programmfehlern) mussten wir an die Support-Hotline verweisen.

Sie werden sicher Verständnis dafür haben, dass wir aber leider nicht mehr in der Lage sind, zukünftig Leistungen für die Notarnet GmbH  ohne Gegenleistung durchzuführen. Wir müssen Sie daher leider bitten, sich ab dem 01.01.2014 bezgl. Bestellung, Fragen, Informationen und Unterstützung an den Support der Notarnet GmbH zu wenden – schließlich hat dieses Unternehmen auch die vertragliche Verpflichtung.

Selbstverständlich stehen Ihnen unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aber auch weiterhin sehr gerne für alle Fragen rund um XNotar / EGVP usw. zur Verfügung – allerdings müssen wir darauf hinweisen, dass wir den erforderlichen Aufwand zur Abrechnung bringen müssen.

Natürlich stellen wir Ihnen das an uns gerichtete Schreiben der Notarnet GmbH in Kopie gerne zur Verfügung.

Tipp: automatisches Aktualisieren der Postfächer verlangsamt die Arbeit mit den Dokumenten im Postfach

Häufig bekommen wir Meldungen, dass die Arbeit mit Dokumenten im Postfach enorm langsam ist. Problem ist oft die automatische Aktualisierung der Postfächer. Diese setzt bei jedem Öffnen eines Dokumentes ein. Ist Ihr Postfach auch sehr langsam, ist es vielleicht zeitsparender, zwischendurch manuell zu aktualisieren.