Die Bundesnotarkammer wird in diesem Jahr alle Signaturkarten der Notare gegen neue Karten der neuesten Generation austauschen. Die Signaturkarten werden zunächst mit einem Transport-Pin ausgeliefert. Die Freischaltung der Karten kann mit dem Modul SigNotar erfolgen, eine detaillierte Anleitung wird seitens der Bundesnotarkammer mit ausgegeben. Nach unseren Erfahrungen und Rücksprache mit der Notarnet GmbH kann es zu Fehlermeldungen während des Prozesses kommen. Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, muss Ihre XNotar Installation aktualisiert werden. Dieses erfolgt durch Klicken auf den Menüpunkt „Update XNotar“. Danach kann der Aktivierungsprozess erfolgreich durchgeführt werden.
Notar- oder Betriebsprüfung
Wahrscheinlich kennt sie jeder und fürchtet sich davor: die Notarprüfung oder die vom Finanzamt durchzuführenden Betriebsprüfungen. Neben dem erhöhten Arbeitsaufwand durch die Notarprüfung der Urkundenrolle und des Massenverwahrungsbuches müssen bei der Betriebsprüfung auch die Finanzbuchhaltungsdaten gemäß GDPDU aufbereitet werden.
Informieren Sie uns bitte sobald Sie den Termin einer Prüfung mitgeteilt bekommen. Wir können Sie dann bei der Prüfung der Vollständigkeit Ihrer Daten unterstützen und notwendige Unterlagen frühzeitig zusammenstellen. Beispielsweise können die Fibu-Daten nur von unserem Supportteam aufbereitet werden.
Umso mehr Vorlauf Sie uns geben, desto mehr Zeit haben wir, mit Ihnen den Datenbestand durchzuschauen und notwendige Datenträger zu erstellen.
Fronleichnam
Liebe NoRA Anwender,
aufgrund des Feiertages sind wir am Donnerstag 19.06.2014 nicht im Haus. Ab Freitag stehen wir Ihnen wieder wie gewohnt zur Verfügung.
Neue EGVP Version
Die aktuelle EGVP Version 2.8 wird voraussichtlich am 16.06.2014 von der Version 2.9 abgelöst.
Beim Starten der Anwendung werden Sie über die Verfügbarkeit einer neuen Version informiert. Das Update können Sie direkt aus dem Infofenster ausführen.
Sollten Fragen oder Probleme bestehen, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung*.
*Bitte beachten Sie, dass der Support für EGVP nicht im Softwarepflegevertrag enthalten ist und ggf. abgerechnet wird.
Erstellen von Dokumenten und Notizen aus der Akte heraus
Seit dem Update im Mai gibt es zwei neue Button in der Akte: einen zum Erstellen von Dokumenten und einen zum Erstellen von Notizen.
Haben Sie eine Akte geöffnet, können Sie über den Button „Neues Dokument“ ein Schreiben erstellen. Es öffnet sich automatisch Microsoft Word und die geöffnete Akte ist ausgewählt. Die Dokumente werden direkt zur Akte gespeichert.
Über den Button „neue Notiz“ können Sie schnell eine Aktennotiz erstellen. Die Notizvorlage können Sie vorab in Microsoft Word individuell gestalten und als Vorlage speichern. Bleiben Sie dazu in Word, gehen Sie auf den Reiter „NoRA DMS“, öffnen Sie die „DMS Einstellungen“ und legen Sie die Notiz-Vorlage fest. Natürlich werden die Notizen ebenfalls direkt zur Akte gespeichert.
Weitere Infos finden Sie im Handbuch unter 2.1 eFolder 1.1.4.1 Allgemein
Tipp: individuelle Anrede und Grußformel
Sie können die Anrede und Grußformel für Adressen individuell festlegen.
Um die Daten je Adresse einzustellen, ändern Sie die Vorgaben im Adresssatz.
Eine weitere Möglichkeit ist, Anrede und Grußformel in den Vorbelegungen anzulegen. Die Anrede ist dann im Adresssatz auswählbar und die entsprechende Grußformel schon hinterlegt.
Es ist zu beachten, dass die Einstellungen nicht automatisch für alle Adressätze übernommen werden. Mithilfe von Aktionslisten und dem Tool „Grußformel aktualisieren“ fügen Sie die neu definierten Grußformeln in die bestehenden Adresssätze ein.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die Grußformel als Vorcode in Ihre Dokumente einzufügen.
DAT 2014
Deutscher Anwaltstag 2014
Vom 26.06. bis zum 28.06. findet der diesjährige Deutsche Anwaltstag in Stuttgart statt. Wir sind auf der Bürofachausstellung AdvoTec des Deutschen Anwaltstages vertreten. Besuchen Sie uns am Stand H28. Wir freuen uns auf das persönliche Gespräch!
Sicherer Datenaustausch
Wir haben eine Lösung für Sie geschaffen, mit der Sie Dateien versenden und empfangen wie es sich Ihre Mandanten wünschen: Sicher.
mail-Schutz.de ist die schnelle und einfache Lösung um Daten zu verschicken. Ihre Dateien bleiben während der gesamten Übertragung verschlüsselt und damit vollständig geschützt. Bei der Zwischenspeicherung liegen die Daten verschlüsselt auf einem Server bei uns im Haus. Nicht zuletzt deswegen werden rechtliche Vorgaben eingehalten.
Schauen Sie doch einmal auf die Seite www.mail-Schutz.de. Dort finden Sie alle Informationen zur sicheren Datenübertragung.
Sicherheitslücke in der SSL-Verschlüsselung
Die SSL-Verschlüsselung dient zum Schutz der Daten, die über das Internet transportiert werden (Webseiten und E-Mails), vor Ausspähung und Diebstahl. Jetzt ist eine Sicherheitslücke in dieser meistens verwendeten Verschlüsselung aufgetreten, die die Provider schließen müssen.
Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihren Provider zu wenden. Dieser soll Ihnen die Schließung der Sicherheitslücke bestätigen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten vor Fremdzugriffen geschützt sind.
Alle Kunden der S&G sind selbstverständlich sicher.
Erweiterte Suchen
Der diesjährige Kundentag konnte wieder einmal überzeugen. Die neuen Themen und spannenden Vorträge sind auf großes Interesse gestoßen.
Wir möchten denen, die nicht zum Kundentag kommen konnten, diese Informationen nicht vorenthalten. Deswegen hier schon ein erster Teil des Vortrages „NoRA best practice“: Auswertungen mithilfe der erweiterten Suche.
- Akten, die im letzten Monat für ein Sachbearbeiterkürzel erstellt wurden:
Anlagedatum: Letzter Monat
Kürzel des Sachbearbeiters: KK
- Schlafakten (Akten mit aktivem Sachstand, die noch nicht abgelegt sind)
Ohne aktiven Sachstand: nein
Ablagedatum: enthält keine Daten
- Nicht abgerechnete Akten
Ohne Rechnung: ja
Beim Speichern von erweiterten Suchen gibt es zwei Möglichkeiten:
1. der gesamten Kanzlei Zugriff auf die Suche gewähren („öffentlich“) oder
2. eine individuelle Suche, die nur der Ersteller dieser Suche sieht („eigene“), erstellen.
Führen Sie die gespeicherten Suchen aus, erhalten Sie die aktuellen Daten.